Großraumbüro mit aufgeräumten Tischen

Den Begriff der Produktivität kennen Sie vielleicht aus der Volkswirtschaft: Unternehmen versuchen produktiver und effizienter zu arbeiten, um ihr Wachstum anzutreiben. Das gelingt, indem das Verhältnis zwischen Input und Output berechnet und entsprechend optimiert wird. Warum dieser Exkurs in die Wirtschaft so spannend ist? Weil wir uns die Produktivitäts-Formel auch für unseren Alltag abgucken können. Wer seine Produktivität steigern möchte, sollte seine Arbeitszeit (den Input) sinnvoll einteilen und die Arbeitsleistung (den Output) entsprechend anpassen. Wie das gelingt, haben wir in zehn praktischen Tipps zur Produktivitätssteigerung zusammengefasst.

1. Zeitfressende Gewohnheiten loslassen

Haben Sie schon mal nachgesehen, wie hoch Ihre tägliche Bildschirmzeit am Smartphone ist? Bestimmt wird Sie die Zahl erschrecken, denn im Schnitt sehen wir etwa alle elf Minuten auf den kleinen Bildschirm! Solche Gewohnheiten sind echte Zeitfresser und schaden unserer Produktivität enorm. Wer effektiv arbeiten will, sollte diese Angewohnheiten schnellstmöglich loswerden.

Am besten schalten Sie Ihr Smartphone in den Nicht-stören-Modus – oder schalten es gleich komplett aus. So vermindern Sie die Versuchung, bei jeder Vibration oder jedem Piepsen danach zu greifen. Gleiches gilt natürlich auch für andere Gewohnheiten, wie auf Notizblöcken herumzukritzeln oder ständig zwischen privaten und arbeitsbezogenen Tabs am PC zu wechseln.

2. Selbstorganisation und Prioritäten

Produktivitätssteigerung im Alltag gelingt am besten mithilfe einer gut durchdachten Struktur. Sie sollten sich daher schon zu Beginn der Woche alle wichtigen To-Dos notieren und priorisieren. Was hat Eile? Was kann noch ein bisschen warten? Und welche Aufgaben können Sie vielleicht sogar delegieren? Zusätzlich kann es helfen, sich die geschätzte Arbeitszeit pro Aufgabe zu notieren, um die einzelnen Tage gut durchzutakten. Vergessen Sie aber nicht, auch Puffer und kleine Pausen einzuplanen!

Die Wochenübersicht sollten Sie täglich im Blick behalten und aktualisieren. Was nicht geschafft wurde, wird auf den nächsten Tag übertragen. Am Ende der Woche gehen Sie den Plan erneut durch. Wenn Sie sich zu viel vorgenommen haben, sollten Sie für die kommende Woche weniger To Dos einplanen. Andersherum gilt: Wer viel Zeit zum Löcherstarren hatte, darf sich ruhig etwas mehr zutrauen.

Die folgenden Tipps helfen bei der Selbstorganisation:

  • Legen Sie sich einen Kalender mit übersichtlichen Wocheneinteilungen zu.
  • Schreiben Sie wöchentlich und tageweise eine To-Do-Liste.
  • Achten Sie auf die richtige Prioritätensetzung.
  • Arbeiten Sie immer nur an einer Aufgabe und schließen Sie diese ab, bevor Sie die nächste beginnen.
  • Halten Sie Gedankengänge und Ideen so schnell wie möglich schriftlich fest.
  • Überprüfen Sie regelmäßig das Verhältnis zwischen Input und Output, um Ihre Produktivität zu optimieren.

3. Ablenkungen identifizieren

Wer sich beim Arbeiten immer wieder unterbricht, verliert den Fokus. Dabei ist es für einen produktiven Tag essentiell, dass man in den sogenannten Flow kommt – einen Zustand, in dem man sich voll und ganz auf eine Sache konzentriert. Guckt man zwischendurch immer wieder aufs Handy, lässt man sich von Werbung verleiten oder schnackt ständig mit den Kollegen, macht man es sich also selbst noch schwerer produktiv zu sein.

Versuchen Sie, Ablenkungen bewusst ausfindig zu machen. Erstellen Sie eine Liste mit all den Dingen, die Sie von der Arbeit abhalten – und versuchen Sie dann, diese zu eliminieren. Machen Sie etwa mit den Kollegen eine fixe Uhrzeit für eine Kaffeepause aus, schließen Sie nicht gebrauchte Tabs am PC und legen Sie das Handy in die Schublade. Einmal im Flow gelandet, erledigen sich Ihre Aufgaben fast wie von selbst!

4. Pausen erlauben

Produktivitätssteigerung ist schön und gut. Doch wer sich übernimmt und keine regelmäßigen Pausen macht, wird auf Dauer eher das Gegenteil bewirken: Energie und Motivation sinken, Körper und Geist sind überarbeitet und die Aufgaben scheinen plötzlich immer länger zu dauern.

Planen Sie daher bewusst kurze Unterbrechungen ein, in denen Sie die Arbeit kurz ruhen lassen. Gehen Sie ein paar Schritte, schnappen Sie frische Luft oder machen Sie ein paar Dehnübungen. Sie werden erstaunt sein, was fünf Minuten Ruhe bewirken können. Hören Sie für den richtigen Zeitpunkt auf Ihren Körper. Er wird Ihnen sagen, wann es Zeit ist, kurz abzuschalten.

5. Auf erholsamen Schlaf achten

Sie sind ein Workaholic und würden am liebsten 24/7 produktiv sein? Da wird Ihnen Ihr Körper früher oder später einen Strich durch die Rechnung machen. Denn erholsamer Schlaf in der Nacht ist das A und O für Energie. Und die brauchen Sie schließlich am Tag, um alle Aufgaben mit voller Konzentration erledigen zu können.

Acht Stunden Schlaf sind Pflicht, um wirklich erholt in den Tag zu starten. Versuchen Sie, sich eine Routine anzueignen: Gehen Sie täglich etwa zur gleichen Zeit ins Bett und stehen Sie zu einer ähnlichen Uhrzeit auf, um den Schlaf-Wach-Rhythmus zu verinnerlichen.

6. Frühsport treiben

Starten Sie mit Bewegung in den Tag! Das hilft nicht nur, den Körper fit zu halten, sondern weckt auch den Geist. Sie werden sich danach automatisch energiegeladen fühlen und mit einer ganz anderen Haltung an die Arbeit herangehen. Sie müssen dafür natürlich nicht jeden Morgen ein hartes Workout durchziehen. Auch eine kleine Dehneinheit, Yoga oder ein Spaziergang an der frischen Luft wirken wahre Wunder.

7. Feierabendzeiten festlegen

Sie können Ihre Produktivität steigern, indem Sie feste Arbeitszeiten einhalten – und ebenso feste Zeiten für den Feierabend einplanen. Schluss bedeutet dann wirklich Schluss: Das Arbeitshandy wird ausgeschalten, der Laptop zugeklappt und die Gedanken an wichtige Präsentationen und Co. bis zum nächsten Tag verbannt. Gerade im Homeoffice ist es wichtig, Abstand von der Arbeit zu nehmen und sie bewusst von der Freizeit zu trennen.

8. Multitasking vermeiden

Multitasking scheint im ersten Moment eine tolle Fähigkeit zu sein. Doch wer viele Dinge gleichzeitig erledigt, ist immer nur halbherzig bei der Sache. Die Produktivität ist viel höher, wenn man sich ganz bewusst nur auf ein To-Do fokussiert und dieses auch zu Ende bringt. Daher ist auch die bereits erwähnte Priorisierung so wichtig: Sie erlaubt, Aufgaben strukturiert und mit Bedacht auf die Dringlichkeit abzuarbeiten. Die Devise: eins nach dem anderen – dafür mit voller Konzentration.

9. Arbeitsplatz gestalten

Eine Steigerung der Produktivität lässt sich nicht nur durch intrinsische Faktoren erreichen. Auch die Umgebung spielt eine wichtige Rolle, wenn es um ein effizientes Arbeiten geht. Ein wichtiger Faktor: ein aufgeräumter und sinnvoll sortierter Arbeitsplatz. Homeoffice oder Büro sollten möglichst ruhig sein und genug Platz für die wichtigsten Utensilien bieten. Ein ergonomischer Arbeitsplatz mit einem bequemen Stuhl, einem Schreibtisch und ausreichend Belichtung ist ein Muss.

Tipp: Mit Pflanzen und kleinen Deko Objekten lässt sich das Raumklima im Büro gleich viel schöner gestalten. Natürlich sollten Sie es dabei nicht übertreiben und vor allem auf funktionale Accessoires setzen, wie einem Schreibtisch-Organizer, Stiftehaltern und Sortierablagen. Auch dieser Tipp für den WLAN-Router ist super praktisch:

10. Nach der 2-Minuten-Regel arbeiten

Mit der 2-Minuten-Regel lässt sich die Arbeitsproduktivität immens steigern. Das Prinzip ist ganz einfach: Jede Aufgabe, die maximal zwei Minuten in Anspruch nimmt, wird sofort erledigt. Dadurch sinkt die Gefahr, kleine To-Dos ständig aufzuschieben oder sie gar ganz zu vergessen. Wer die 2-Minuten-Regel konsequent anwendet, wird schon bald eine Steigerung seiner Gesamtproduktivität feststellen.

Pareto-Methode: Weitere Tipps, um die Produktivität zu steigern

Wer nach einer Produktivitäts-Definition oder nach Tipps zur Produktivitätssteigerung sucht, kommt nicht um die berühmte Pareto-Methode herum. Das Prinzip besagt, dass man 80 Prozent des Ergebnisses mit 20 Prozent des Aufwandes erreicht. Die übrigen 20 Prozent des Ertrages benötigen im Gegenzug 80 Prozent der hineingesteckten Arbeit.

Vereinfacht gesagt meint das Pareto-Prinzip, dass nicht jedes To-Do eine Höchstleistung verlangt. Viele Aufgaben können effektiv erledigt werden, ohne dass man sich am Ende mit Feinheiten herumschlagen muss. Statt sich also stundenlang damit zu beschäftigen, das Ergebnis zu perfektionieren, sollten Sie sich besser mit 80 Prozent zufriedengeben und die restliche Arbeitszeit einer neuen Aufgabe widmen. Dadurch lässt sich die Gesamtproduktivität enorm vergrößern, ohne mehr Aufwand zu betreiben.

Was ist Produktivität und warum ist sie so wichtig?

Die Produktivität ist eine Kennzahl, die wir vor allem aus der Wirtschaft kennen: Es geht darum, mit möglichst wenig Input den bestmöglichen Output zu erzielen. Die Produktivitäts-Definition lässt sich also vereinfacht ausdrücken als Verhältnis zwischen Einsatz und Ergebnis. In Unternehmen gibt es für die Berechnung der Wirtschaftlichkeit eine spezielle Produktivitäts-Formel, mit deren Hilfe sich dieses Verhältnis berechnen und entsprechend optimieren lässt. So lassen sich etwa Kapitalproduktivität, Grenzproduktivität und Faktorproduktivität bestimmen.

Was für die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen und die Arbeitsproduktivität von Mitarbeitern gilt, lässt sich auch auf unseren Alltag übertragen. Denn: Mit der richtigen Einteilung von Zeit und Ressourcen arbeiten wir sowohl im Beruf als auch im Privatleben produktiver.

Warum eine Produktivitätssteigerung wichtig ist, liegt auf der Hand: Wer mehr Arbeit in weniger Zeit schafft und dabei trotzdem eine gute Leistung vollbringt, erhöht seine Chancen auf eine Gehaltserhöhung, eine Beförderung oder zumindest ein Lob des Vorgesetzten. Im Privatleben zeigt sich eine Produktivitätserhöhung in einem strukturierten Vorgehen, bewussten Arbeitszeiten und klaren Priorisierungen – ergo einer gesunden Work-Life-Balance.